Deskripsi Tugas dan Fungsi
Kepala Perpustakaan
Menyusun rencana, program kerja, dan anggaran perpustakaan;
Membuat perencanaan pengembangan perpustakaan dikaitkan dengan kehadiran teknologi informasi dan komunikasi;
Menyusun konsep kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan;
Menyusun skala prioritas kebutuhan koleksi perpustakaan berdasarkan kebijakan pengembangan koleksi;
Menjalin kerjasama dengan institusi yang relevan (dalam dan luar negeri) untuk pengembangan perpustakaan;
Memonitor pelaksanaan pengadaan koleksi perpustakaan;
Memonitor permintaan-permintaan informasi dari luar yang dikirim melalui e-mail ke bagian dan unit layanan yang terkait;
Menjadi penanggung jawab dalam pemberian informasi teknis perpustakaan;
Mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan di lingkungan Perpustakaan;
Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan tugas masing-masing divisi;
Menugaskan kepala divisi untuk menyiapkan laporan bulanan dan tahunan;
Menugaskan kepala divisi untuk membuat progran, rencana kerja serta target capaian;
Menyusun penempatan staf pada struktur organisasi internal perpustakaan sesuai dengan kompetensinya;
Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan tahunan.
Kepala Divisi Pelayan Pengguna
Mengkordinasikan kegiatan di Sub Divisi Sirkulasi, Administrasi, dam Pelayanan Koleksi Karya Ilmiah;
Berkoordinasi dengan tim Multimedia untuk membantu perpustakaan apabila ada masalah dalam pelayanan sirkulasi dan pelayanan koleksi karya ilmiah;
Menyusun dan merencanakan program kerja di Divisi Pelayanan Pengguna;
Menyusun konsep pedoman Sirkulasi, Administrasi, dan Pelayanan Koleksi Karya Ilmiah;
Melaksanakan koordinasi dengan divisi lain di lingkungan perpustakaan;
Melaksanakan evalasi dan pelaporan dari seluruh Sub Divisi Pelayanan Pengguna;
Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Kepala Perpustakaan STT REAL Batam.
Kepala Divisi Pelayanan Teknis
Mengkoordinasikan kegiatan di Sub Divisi pengadaan koleksi, pengolahan koleksi, dan selving;
Merespon masukan dan permintaan koleksi dari sivitas akademik STT REAL Batam untuk perkembangan perpustakaan;
Menyusun rencana dan program kerja di Divisi Pelayanan Teknis;
Menyusun konsep pedoman pengadaan koleksi, pengolahan koleksi, dan selving;
Melaksanakan koordinasi dengan divisi lain di lingkungan perpustakan;
Melaksanakan evaluasi dan pelaporan dari seluruh Sub Divisi Pelayanan Teknis;
memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Kepala Perpustakaan STT REAL Batam.
Kepala Divisi Multimedia
Mengkoordinasikan seluruh kegiatan yang ada di Divisi Multimedia;
Memonitor dan menjaga keberlangsungan implementasi sistem database;
Melakukan koordinasi dengan tim ITE dan Media STT REAL Batam untuk perawatan dan pengembangan otomasi perpustakaan;
Menyusun rencana dan program kerja di Divisi Multimedia;
Menyusun konsep pedoman Pengolahan Database, Pemeliharaan Multimedia, dan Pengembangan Multimedia;
Melaksanakan koordinasi dengan divisi lain di lingkungan perpustakaan;
Melaksanakan evaluasi dan pelaporan dari seluruh Sub Divisi Multimedia;
Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Kepala Perpustakaan.
Divisi Pelayanan Pengguna
Sirkulasi
Sub Divisi Layanan Sirkulasi bertugas mengelola kegiatan:
- Layanan peminjaman
- Layanan pengembalian
- Layanan perpanjangan
- Layanan keanggotaan
- Melakukan koordinasi dengan Sub Divisi Layanan Administrasi untuk membuat surat teguaran kepada mahasiswa, dosen/pegawai yang terlambat mengembalikan peminjaman buku
- Melakukan koordiansi dengan divisi lain di lingkungan perpustakaan
- Membuat laporan bulanan dan tahunan.
- Administrasi
Sub Divisi Layanan Administrasi bertugas mengelola kegiatan:
- Membuat surat serah terima karya ilmiah
- Membuat surat bebas pustaka
- Membuat surat teguran kepada mahasiwa, dosen/pegawai yang telambat mengembailkan pinjaman buku
- Membuat kebutuhan anggaran untuk ATK sebagai bahan pertimbangan dalam RKA tahunan
- Melaksanakan proses administrasi bagi pegawai yang bertugas di perpustakaan
- Mengalokasikan keuangan menurut rencana implementasi RKA, sesuai dengan arahan dari Kepala Perpustakaan
- Mengecek pencatatan dan penyimpanan arsip-arsip perpustakaan
- Melaksanakan koordinasi dengan bidang lain di lingkungan perpustakaan
- Melakukan evaluasi dan pelaporan
- Pelayanan Koleksi Karya Ilmiah
Sub Divisi Karya Ilmiah bertugas mengelola kegiatan:
- Layanan penelurusan karya ilmiah
- Layanan pengarsipan karya ilmiah
- Layanan baca karya ilmiah cetak
- Layanan fotocopy karya ilmiah
- Melakukan evaluasi dan pelaporan.
- Pelayanan Digital
Sub Divisi Pelayanan Digital bertugas mengelola kegiatan:
- Membantu peustaka dalam penelusuran OPAC di Perpustakaan STT REAL BATAM “DIGITAL PERPUSTAKAAN”
- Melakukan pelayanan E-book
- Melakukan pelayanan E-journal
- Memonitoring pelayanan institutional Repository
- Menginput data karya ilmiah elektronik ke dalam Slime “PERPUSTAKAAN STT REAL BATAM DIGITAL PERPUSTAKAAN”
Divisi Pelayanan Teknis
pengadaan Koleksi
Sub Divisi Pengadaan Koleksi bertugas mengelola kegiatan:
- Mengkoordinasi seluruh kegiatan pengadaan koleksi baik tercetak maupun digital/multimedia
- Membuat daftar pesanan e-journal dan e-book
- Pembuatan daftar pesanan e-journal dan e-book berdasarkan kurikulum dan usulan kelompok keahlian/program studi sarjana (S1), pascasarjana (S2), dan Doktor (S3), Standar Akreditasi Program Studi BAN-PT, SNI, dan ISO
- Membuat daftar pesanan koleksi tercetak, baik koleksi umum, referensi, dan jurnal
- Menerima koleksi tercetak, digital/multimedia, baik melalui metode hadiah/hibah, pertukaran, maupun pembelian.
- Membuat evaluasi dan pelaporan.
- Pengolahan Koleksi
Sub Divisi Pengolahan Koleksi bertugas mengelola kegiatan:
- Mengolah koleksi tercetak dan digital/multimedia
- Membuat inventarisasi koleksi perpustakaan
- Menginput data bibliografi sesuai dengan aturan katalogisasi
- Membuat administrasi pengolahan koleksi
- Merawat bahan pustaka tercetak
- Melakukan proses cacah ulang (stock opname) dan penyiangan (weeding) sesuai dengan kriteria dan kebijakan pengembangan koleksi
- Membuat konten promosi koleksi tercetak
- Berkoordinasi dengan Sub Divisi lain di lingkungan perpustakaan
- Membuat evaluasi dan pelaporan.
- Sub Divisi Selving bertugas mengelola kegiatan:
- Menyusun koleksi umum, jurnal, referensi, dan karya ilmiah
- Membuat jadwal petugas selving
- Berkoordinasi dengan Sub Divisi Sirkulasi dalam kegiatan pengerakan (selving)
- Berkoordinasi dengan Sub Divisi lain di lingkungan perpustakaan
- Membuat evaluasi dan pelaporan
- Pengolahan Database
Devinisi Multimedia
Sub Divisi Pengolahan Database bertugas mengelola kegiatan:
- Mengkoordinasikan seluruh kegiatan pengolahan koleksi digital/multimedia
- Memonitor dan menjaga keberlangsungan penerapan sistem pengolahan koleksi multimedia
- Berkoordinasi dengan tim ITE dan Media STT REAL Batam dalam pengolahan sistem database
- Memonitor sistem keamanan database perpustakaan
- Membuat evaluasi dan pelaporan.
- Pemeliharaan Multimedia
Sub Divisi Pemeliharaan Digital/Multimedia bertugas mengelola kegiatan:
- Melakukan backup data secara berkala (minimal 1 kali/bulan)
- Melakukan kegiatan alih media koleksi dalam bentuk digital/multimedia
- Membersihkan koleksi multimedia dari virus atau kerusakan lain
- Membuat evaluasi dan pelaporan
- Pengembangan Multimedia
Sub Divisi Pengembangan Multimedia bertugas mengelola kegiatan:
- Mengkoordinasikan seluruh kegiatan pengembangan koleksi digital/multimedia
- Memonitor dan menjaga keberlangsungan penerapan sistem pengembangan koleksi multimedia
- Mengkoordinasikan pustakawan dalam kegiatan upload metadata dan koleksi digital
- Membuat standar pengembangan koleksi digital/multimedia
- Membuat konten promosi koleksi multimedia
- Berkoordinasi dengan Sub Divisi lain di lingkungan perpustakaan
- Membuat evaluasi dan pelaporan